Tallennustilaa pilvestä, Google Drive

Pilvi ei paljon kerro, saatikaan pilvipalvelut. Mitä tarkoittaa tallennustila pilvestä ja mitä pitää ottaa huomioon.

Avaan seuraavassa muutaman pilvitallennuspalvelun ideaa, tekniikkaa sekä ihan omia kokemuksia. 

Harkitsin itse kauan että siirränkö kaiken henkilökohtaisen datan pilveen, mihin pilveen sitä sitten oikein siirtäisi ja mitä hyötyä siitä oikein on. Gmailin käyttäjänä jo 10 vuotta ja android puhelimen omaavana ei ollut kovin vaikea miettiä mitä pilvitallennusta alan käyttämään. Jo käytössä olevalla google tilillä pystyi todella helposti ottamaan Google Driven ja Google Docsin käyttöön. 

Miksi sitten pitää tallentaa omant tiedostonsa pilveen? No syy on hyvin yksinkertainen; tarvitset vain Internet-yhteyden ja pääset omiin tiedostoihisi käsiksi ja editoimaan niitä. Tiedostojen jakaminen kavereiden kanssa on myös houkutteleva vaihtoehto. Pilvitallennuksen mukana tulee yleensä vielä pilvestä saatavata lisäpalvelut, esim. Google docs jolla voidaan muokata erilaisia dokumentteja suoraan selaimessa.

Mikä on pilvipalvelu? Pilvipalvelun määritelmä:

Pilvipalvelut ovat tyypillisesti paikasta riippumattomia, verkon kautta käytettäviä palveluja. Organisaation tai yksityisen henkilön tarvitsemat sovellukset, palvelut tai tiedot sijaitsevat tällöin ”pilvessä”, eli palveluntarjoajan palvelimilla. Palveluntarjoaja voi olla yritys itse, operaattori, yhteistyökumppani tai ulkopuolinen yritys.

Tärkeimmät pilvipalveluiden ominaisuudet ovat dynaamisuus, nopea resurssien allokointi ja 
kustannukset todellisen käytön mukaan. Tyypillisimpiä pilvipalveluita ovat vuokratut ohjelmistot, ohjelmistoihin kuuluvat sovelluspalvelut ja alustat sekä dynaamiset palvelininstanssit. Yksityishenkilöille tyypillisiä pilvipalveluita ovat sosiaalisen median palvelut kuten Facebook, Flickr tai Gmail.

Google Drive & Google Docs

Google Drive tarjoaa tallennustilan ja eri dokumenttien editointiin oma pilvipalvelunsa Google Docs

• Käyttäjälle 15 Gigaa tallennustilaa Googlen hajautetuilta datakeskuksilta, lisätilaa saa maksua vastaan
• Käyttäjän data ulkomailla eli varoituksena: sen maan lainsäädäntö pätee käyttäjän dataan, missä data sijaitsee sillä hetkellä
• Google Drive, Google Mail ja Google Plus tallennustila yhdistettyä
• Asiakasohjelma Android, IOS, Windows Phone mobiililaitteille sekä Windows ja Mac OSX käyttöjärjestelmille
• Täysi synkronisointi tuki kaikissa malleissa sekä myös yhteydetön tila
• Ilman asiakasohjelmaa käytettävissä näppärästi selaimella
• Synkronointi ja selainkäyttö on salattua
• Ei tiedostoformaattirajoituksia (korjaus, ei hyväksy vanhoja office formaatteja, xls, doc yms...)
• Tiedostokokorajoitukset vaihtelevat eri muotojen välillä koskien eri dokumenttimuotoja, taulukkoja, esityksiä yms. Esim. zip paketin maksimikoko on 10Gb
• Google Docs ymmärtää lähestulkoon kaikkia yleisimpiä dokumentteja, taulukkoja ja esityksiä
• Automaattinen tallennus ja historia per dokumentti
• Goodle Docs muodossa olevat dokumentit eivät vie Google Driven tallennustilaa ja dokumentteja voidaan kääntää ja ladata kaikkiin yleisimpiin muotoihin

Käyttöönotto

Käyttöönotto on käsittämättömän helppoa. Kirjaudutaan vaikka Gmailiin ja yläreunasta mustasta palkista valitaan Drive. Se on siinä! Drive tulee käyttöön muutaman vahvistuksen jälkeen. Google Drive sovellus löytyy myös mobiililaitteille, jollain pääset käsiksi omaan dataan vaikka älypuhelimella tai tabletilla.

Seuraavaksi kannattaakin miettiä miten oma data saadaan pilveen. Gmail tunnuksesi on siis samalla Drive palvelun tunnus.

Tähänkin löytyy kaksi tapaa:

1. Lähetä data selaimella suoraan Google Drive palveluun
2. Asenna Google Drive synkronisointisovellus, siirrä data synkronisointikansioon ja anna sovelluksen hoitaa siirto.

Ensimmäisessä tavassa hyvänä puolena on se että siirron aikana voit päättää käännetäänkö siirtämäsi dokumentit Google Docs muotoon vai ei. Tässä kannattaa olla tarkkana, sillä kaikkea ei kannata kääntää! Huonona puolena on se että selainsiirto vie aikaa, varsinkin jos siirretään paljon dataa kerralla. Samalla kannattaa oikeasti miettiä kansiorakenteet kuntoon. Siivoamista EI kannata harrastaa kuin vasta kun data on Google Drivessä. Saat käyttöösi historiatiedot sekä roskakorin!

Google Docs on siis selaimessa toimiva täysiverinen "Office" ohjelmisto. Google Docs tukee lähes kaikkia yleisimpiä dokumentteja, taulukoita, esityksiä, videoita, valokuvia yms. Tuki monelle eri formaatille tuo haasteita, käännettäessä dokumentteja Google Docs muotoon, saattaa muotoilut kadota tai sitten ei. Hyvänä asiana on se että kääntö toisinpäin, Google Docs muodosta vaikka Microsoft Word muotoon toimiikin jo todella mukavasti. Erilaisia muotoja onkin jo kymmeniä!

Kannattaa ottaa myös huomioon se että Google Docs muodossa olevat dokumentit eivät vie tallennustilaa Google Drivesta!

Google Docs taulukkolaskenta

Toinen tapa on asentantaa Windows/Mac tietokoneeseen Google Drive synkronisointisovellus. Sovellukseen syötetään Google tilin tiedot ja on sen jälkeen käyttövalmis. Sovelluksen idea on yksinkertainen, sovellus tuo Google Drive kansion Windows/Mac resurssienhallintaan. Toimii jopa ilman verkkoyhteyttä ja sovellus hoitaa itse synkronisoinnin, historiatiedot sekä Drive roskakorin. 

Tällä tavalla oma data siirretään helposti käyttäen resurssienhallintaa datan siirrossa. Haittapuolena on se että Google Drive synkronisointisovellus ei käännä dataa Google Docs muotoon. Jälkikäteen kääntäminen on melko työlästä, mutta onnistuu selaimen kautta.

Jakaminen

Dokumenttien jakaminen Google Drive palvelussa on todella iso juttu. Enää ei tarvitse lähettää sähköpostin liitteenä dokumentteja, joka loppujenlopuksi syö vain postilaatikon tallennustilaa, vaan lähetetään halutusta dokumentista vain linkki sähköpostitse!

Mikä parasta, vastaanottajalla ei tarvitse olla Google Drive tai Docs palvelua ollenkaan! Jakamisasetuksissa voidaan myös päättää voiko vastaanottaja vain lukea dokumenttia, editoida dokumenttia tai jopa omistaa dokumentin. Linkki voidaan toimitta myös sosiaalisessa mediassa aivan perinteisellä linkillä.

Jakamista varten Google Drivessä on ihna oma jakamistoiminto, jossa päätetään kenelle jaetaan sekä tarvittavat käyttöoikeudet. Toiminto löytyy Google Drive sivulta klikkaamalla hiiren oikeaa halutun dokumentin  päällä.

Yhteenveto

Google Drive ja Google Docs ovat todella käyttökelpoisia pilvipalveluita. Palvelusta on tehty todella helppo ottaa käyttöön ja käyttöliittymä on hiottu helpoksi käyttää. Käyttäjälle jääkin vain mietittäväksi, haluaako käyttää pilvestä omia dokumenttejaan, vai käyttääkö edelleen perinteistä "kaikki data minulla" mallia.

Huonoja puolikin löytyy. Tarvitset aina verkkoliittymän, mikäli haluat editoida Google Docs muodossa olevia dokumentteja. Google Drive data on poissa suomesta, tällöin dataan vaikuttaa sen maan lainsäädäntö jossa data sattuu olemaan. Suomen Laki ei yllä muihin maihin. Linux käyttöjärjestelmille ei ole vielä omaa synkronisointisovellusta.

Itse jo vuoden käyttäneenä olen hyvin tyytyväinen palveluun ja suosittelen lämpimästi käyttäjille, jotka tällähetkellä jakavat dataa sähköpostilla tai käyttävät siihen USB-tikkuja tai jotain muuta tapaa.